Übersicht Telefonansagen

1. Was macht eine erfolgreiche Telefonansage aus?

Damit deine Telefonansage erfolgreich ist, gibt es ein paar wichtige Dinge zu beachten. Zuerst solltest du entscheiden, welche Art von Eindruck du vermitteln möchtest. Willst du deine Anrufer eher locker und fröhlich begrüßen, oder möchtest du ein professionelles Image vermitteln? Du solltest von Anfang an die Zielgruppe genau im Blick haben! Wer sind deine Anrufer und welches Produkt bzw. welche Dienstleistung bietest du an? Auch die Länge deiner Ansage spielt eine Rolle: je kürzer, desto besser. Eine zu lange Ansage kann zu Frustration führen. Denke daran, dass Besucher nicht so lange warten wollen, bis sie den gewünschten Ansprechpartner erreichen. Außerdem sollte die Ansage klar und deutlich sein. Verwende eine einheitliche Stimme, die deine Marke oder dein Unternehmen repräsentiert. Vermeide es, Informationen oder Menüpunkte zu wiederholen. Aber denke daran, dass die Anrufer durch die Ansage geleitet werden möchten. Wenn nötig, füge einige genaue Anweisungen hinzu, wie zum Beispiel: „Bitte drücken Sie die Taste 1, um mit einem unserer Mitarbeiter verbunden zu werden.“ Am Ende solltest du auch einen Gruß deiner Ansage hinzufügen, zum Beispiel „Vielen Dank für Ihren Anruf.“ Dies vermittelt ein positives Image und lässt die Anrufer wissen, dass sie willkommen sind.

2. Sei kurz, prägnant und strukturiert!

Wie eingangs schon erwähnt ist weniger mehr. Wähle deine Worte also mit Bedacht und vermeide unnötige Details. Sei kurz und prägnant in deiner Ansprache und vermeide komplizierte Schachtelsätze. Versuche auch eine klare Struktur zu verwenden, damit auch wirklich jeder den Inhalt versteht. Formuliere alles in einem positiven Tonfall. Wenn du deine Ansage nicht nur informativ, sondern auch interessant und einladend gestaltest, werden sich deine Kunden wohler fühlen und mehr Vertrauen zu deinem Unternehmen haben. Bedenke auch, dass eine gute Telefonansage deine Kunden davon überzeugen kann, dass sie bei dir in guten Händen sind. Denn jeder Mensch möchte sich sicher und aufgehoben fühlen.

3. Warum sind Tempo, Aussprache und Technik so wichtig?

Eine gute Ansage sollte nicht zu schnell und nicht zu langsam gesprochen werden. Du solltest nämlich stets im Hinterkopf haben, dass auch ältere Menschen anrufen, die einer zu schnellen Ansage vielleicht nicht folgen können. Jungen Menschen kann es oft nicht schnell genug gehen, deshalb sollte die Ansage auch nicht zu schleppend vorgetragen werden. Wir von Callbird achten z. B. beim Briefing unserer Sprecher*innen darauf, dass das perfelte Sprachtempo zur Anwendung kommt. Neben dem Tempo ist eine klare und deutliche Aussprache ein absolutes Muss. Wenn Worte vernuschelt oder verschluckt werden, muss der Anrufer sich beim Zuhören sehr stark konzentrieren. Dies wirkt nicht nur unprofessionell, sondern wird manchmal als derart störend empfunden, dass die Person am anderen Ende der Leitung einfach auflegt. Die Technik spielt ebenfalls eine große Rolle. Wenn du die Ansage selbst aufnimmst, verwende ein gutes Mikrofon, damit deine Stimme gut zu hören und die Ansage gut zu verstehen ist. Auch die sogenannte Soundkarte, welche die Signale vom Mikrofon digitalisiert, sollte von ausreichender Qualität sein.

4. Sei freundlich und schwungvoll!

Ein ganz wichtiger Punkt: Die Stimme sollte immer freundlich und einladend sein, es sei denn, dies ist ausdrücklich nicht gewünscht oder passt nicht zum angebotenen Produkt oder der Dienstleistung. Ein guter Tipp hierbei ist es, wenn du bei der Aufnahme vor dem Mikrofon lächelst. Was eigentlich klar sein sollte sei hier dennoch gesagt: Vermeide es zu laut zu sprechen oder gar zu schreien. Versuche, eine natürliche Stimmlage zu behalten und achte auf deine Intonation. Diese sollte nicht zu künstlich und auf keinen Fall zu monoton sein. Der Schwung einer Telefonansage wird nämlich in den meisten Fällen mit der Dynamik des Unternehmens assoziiert. Rufe dir am besten noch mal die Situation vor Augen (und Ohren), als du das letzte Mal bei einer Praxis oder einer Firma angerufen hast und dir dachtest: „Oh Gott, ich schlafe gleich ein”. Sei also freundlich und schwungvoll!

5. Fazit

Wenn du all diese Aspekte in Betracht ziehst, wirst du eine erfolgreiche Telefonansage erstellen. Ein professionelles und wirkungsvolles Skript nimmt Zeit in Anspruch, aber es lohnt sich, denn es kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem misslungenen Telefonat ausmachen. Stelle eine Botschaft zusammen, die deine Zielgruppe begeistert, die kurz und knackig ist und die den Anrufern einen Nutzen bietet. Vermeide technische Fachbegriffe und stelle sicher, dass deine Anrufer schnell die Informationen erhalten, die sie benötigen. Achte auf Inhalt, Aussprache, Intonation, Tempo und gute technische Voraussetzungen. Dann wirst du sehen, wie eine erfolgreiche Telefonansage dein Unternehmen positiv beeinflussen kann.